Удаленная работа у среднестатистического человека ассоциируется с программистами, дизайнерами, журналистами и представителями иных профессий, которые не требуют постоянного очного присутствия. Разумеется, необходимы налаженный процесс организации труда, ответственность и исполнительность сотрудников, оборудованные удаленные рабочие места, средства коммуникации и т. д.

Прогнозирование будущего — дело неблагодарное, но уже сейчас есть прецеденты, которые доказывают эффективность такого метода организации труда при обслуживании и эксплуатации объектов коммерческой недвижимости.

Было/стало

Современные объекты коммерческой недвижимости по сравнению с теми, что были в начале и середине 2000-х отличаются:

• огромными площадями;
• функциональностью и разнообразием общественных зон;
• увеличенным числом арендаторов и посетителей;
• обилием различной инфраструктуры и сопутствующих услуг;
• правовыми аспектами функционирования.

Все это требует внимания службы эксплуатации и подрядчиков объекта. В первую очередь именно они ощущают многократно возросшую нагрузку. Организация этих процессов, особенно в часы пик, — краеугольный камень коммерческого успеха объекта.

Именно поэтому для налаживания всех процессов, связанных с эксплуатацией и обслуживанием коммерческого объекта, и контроля за ними возникла необходимость в специализированных HelpDesk системах. В отличие от своих предшественников, традиционных средств коммуникации (телефон, почта, мессенджеры), HelpDesk системы позволяют:

• создать единую среду взаимодействия по всем вопросам обслуживания и эксплуатации объекта для посетителей, арендаторов, управляющей компании (УК), подрядчиков, собственников и акционеров;
• на 100% исключить потерю обращений;
• повысить эффективность службы эксплуатации и подрядчиков до 80%;
• контролировать выполнение работ и повысить управляемость;
• автоматизировать типовые и рутинные процессы.

Оптимизация процессов нивелировала негативные аспекты расширения инфраструктуры объекта, повысила эффективность сотрудников службы эксплуатации и подрядчиков, а также позволила перевести часть специалистов на удаленную работу.

Организация процессов из дома

С помощью систем класса HelpDesk удастся контролировать загрузку и индивидуальную выработку каждого специалиста.

Сотрудники сами через мобильное приложение совершают все действия: закрывают работы, прикладывают фотографии и комментарии, инициируют обращения к руководству для закупки запчастей.

Мобильное приложение также удобно тем, что специалисты видят свое расписание на некоторое время вперед в соответствии с графиком регламентных и планово-профилактических работ.

Руководство УК следит за соответствием технических регламентов — есть функции настройки времени реакции на заявку и сроков ее выполнения. Благодаря совокупности этих опций большинству сотрудников вовсе не обязательно постоянно находиться на объекте.

Использование HelpDesk систем привело к пониманию, что специалисты службы эксплуатации и обслуживания объектов, за редким исключением, загружены не на 100%.

Чаще всего регламентная работа поддается прогнозированию, а для того чтобы разбираться с возникающими инцидентами, нет надобности подключать всех сотрудников — достаточно организовать дежурство оптимальных групп.

Системы подобного рода дали возможность выстроить и автоматизировать процессы:

• сбора обращений по разным каналам;
• распределения работ по исполнителям;
• контроля выполненных работ.

Окончательно все условия для работы на удаленке сформировались после перехода от оклада к оплате труда в зависимости от индивидуальной выработки конкретного специалиста. В системе класса HelpDesk достаточно просто сделать выгрузку за период рабочего времени для конкретного специалиста и начислить ему заработную плату.

В результате управляющая компания дополнительно сокращает фонд оплаты труда, а сотрудники посещают объект только в случае необходимости и в соответствии с заранее известным расписанием.

Управляющие компании на распутье

Из-за карантина удаленная работа в отрасли стала встречаться значительно чаще: ведь регламентные и планово-профилактические работы необходимо выполнять даже в закрытых зданиях. С помощью мобильного приложения специалисты получают уведомления с описанием работ и выезжают из дома на объекты для их выполнения.

Пока УК находятся на распутье: работать по старинке или переходить на удаленку, футуристические прогнозы называют удаленную работу долгосрочным трендом. Но хватит ли существующих предпосылок, чтобы тренд сформировался и перешел от локальных прецедентов к массовому и повсеместному применению? В самое ближайшее время мы об этом узнаем.